Hoppa över menyflikskommandon
Hoppa till huvudinnehåll
Start EBP Systematisk uppföljning 1. Planera systematisk uppföljning

1. Planera systematisk uppföljning

När man ska arbeta med systematisk uppföljning måste man först planera hur arbetet ska gå till. Man börjar med att specificera vilket behov som finns av kunskap om klienter och verksamhet, vad verksamheten ska undersöka och varför.

 

​Planeringen av systematisk uppföljning inleds med en fråga om vilket behov av kunskap som finns om klienter och verksamheter. Det är viktigt att specificera vad verksamheten ska undersöka och varför detta ska undersökas.

Med systematisk uppföljning ska ambitionen vara rimlig. Mer information ska inte samlas in än vad som ska användas. Det kan finnas olika anledningar till att undersöka vissa grupper, vissa tidsperioder eller vissa specifika insatser.

Bestäm vilka klienter som ska följas upp

För de flesta syften vore det idealiskt att följa upp samtliga klienter i verksamheten. Dock kan en specifik fråga belysas genom att det görs ett representativt urval av klienter. Med det menas att en grupp som är lik hela den grupp som verksamheten är intresserad av att följa upp väljs ut.

Ett sätt att skapa representativitet är att välja ut klienter slumpmässigt från den grupp som ska följas, till exempel genom att välja ut dem med födelsedagsdatum 5, 15 och 25.

Det går inte att generellt säga hur många personer som behövs för att få ett representativt underlag eftersom det beror på vad man vill ha information om och hur varierad företeelsen är. Men med en heterogen målgrupp behövs fler klienter än med en homogen målgrupp.

Chefernas ansvar är att

  • informera om systematisk uppföljning så att personal som berörs förstår varför arbetet ska utföras, vad syftet med arbetet är och hur arbetet ska utföras
  • se till att det finns nödvändiga resurser, till exempel it-system, utrustning, personal och tid
  • inspirera och motivera medarbetarna, inte bara i inledningsfasen utan även i det långsiktiga arbetet.

Bestäm vilka uppgifter som ska samlas in och följas upp

Bestäm vilka uppgifter som ska användas för att beskriva målgrupp, insats och resultat. Antalet uppgifter bör begränsas så att dokumentationen inte blir för betungande och stjäl tid från klientarbetet. De uppgifter som används måste definieras och konkretiseras noggrant. För att det ska vara någon mening med dokumentation, arbetsbeskrivningar och mätningar måste begrepp och mått användas på ett enhetligt och precist sätt.

De uppgifter som samlas in ska vara trovärdiga, det vill säga både relevanta och tillförlitliga. Med relevant menas att uppgifterna ska mäta det som de avser mäta. Uppgifter är tillförlitliga om de är desamma oavsett vem som tar fram dem eller när de tas fram. Relevans och tillförlitlighet är sammankopplade. Utan tillförlitlighet finns ingen relevans.

Det är en skillnad mellan vad som är intressant att känna till om en klient och vad som är etiskt och juridiskt försvarbart att samla in och dokumentera. Generellt sett ska uppgifter som är nödvändiga för verksamhetens arbete med klienterna dokumenteras. Vad som är relevanta uppgifter skiftar för olika områden, verksamheter och insatser.

För att kunna följa upp klienterna krävs det att den individbaserade informationen kan registreras i ett och samma system om den ska kunna sammanställas och analyseras.
Socialtjänstlagen och personuppgiftslagen begränsar möjligheterna att sammanställa personuppgifter inom socialtjänsten. Men det finns undantag som gör det möjligt för en verksamhet att registrera individuppgifter, även med hjälp av modern informationsteknik, om syftet är uppföljning, utvärdering eller kvalitetssäkring.

Planera hur, när och av vem uppgifter ska samlas in

Planera på ett tidigt stadium hur, när och av vem data ska samlas in under arbetets gång. Beroende på vilka uppgifter som ska beskrivas kan dessa samlas in på olika sätt. Bestäm ett gemensamt sätt för detta. Uppgifter kan samlas in vid olika tillfällen, till exempel före insats, efter insats eller både före, under och efter insats. Det kan ibland också vara intressant att mäta kontinuerligt under insats för att följa klienten. Det är bra att från början bestämma hur eftermätningar ska genomföras, hur klienterna och eventuellt deras anhöriga ska nås och när. Bestäm också vem som ska registrera och analysera uppgifterna.

Tänk igenom följande vid planering av systematisk uppföljning:

  • Ska samtliga klienter följas upp eller bara de som får en viss insats?
  • Vilka uppgifter ska samlas in? Är de trovärdiga?
  • Vem eller vilka har ansvar för att genomföra informationsinsamling, mäta, registrera, sammanställa och presentera uppgifterna?
  • Vilka uppgifter finns redan registrerade? Kan de användas?
  • Hur ska uppgifterna dokumenteras och bearbetas? Till exempel på papper eller i datafiler?
  • Hur ska uppgifterna lagras på ett säkert sätt?
  • Är insamlandet av uppgifter etiskt och juridiskt korrekt?

Gå vidare till 2. Beskriva situationen före insats

 

Hjälpte informationen på den här sidan dig?